World of though, through share and action..

Untuk menjadi profesional di bidang Manajemen Proyek (PM), menurut saya, yang pertama dan yang terpenting adalah NIAT dan KEINGINAN yang kuat untuk belajar tentang hal ini. Dan belajar yang paling efektif adalah dengan praktek : "learning by doing".
Karena pada intinya PM, yang telah didefinisikan dalam beberapa literasi yang saya ketahui, lebih merupakan kombinasi antara "Science"/"Skills" dan "Art". Untuk itu experience dan pengalaman proyeklah yang menjadi penentunya.



SET OF SKILLS:
Seperti yang di tuliskan dalam PMBOK dan beberapa literatur, set of skills yang harus dimiliki untuk menjadi "profesional" dalam bidang PM ini, kalau boleh diringkas adalah sebagai berikut:

- Planning, Adalah kemampuan untuk merencanakan pekerjaan yang berarti mampu mengidentifikasi pekerjaan (task) yang harus dilakukan, termasuk mengidentifikasi berbagai dependensi dalam melakukan pekerjaan itu, kemampuan untuk memperkiraan biaya, waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kemampuan perencanaan termasuk juga pengetahuan dalam menggunakan software-software yang sudah banyak tersedia, seperti yang paling sederhana: Ms.Excell, untuk spreadsheet perhitungan, Ms. Project atau tools yang lain dalam manajemen proyek: Primavera, Crystall Ball, PERT Master, SAP, PIMS, dlsb.

- Controlling Adalah kemampuan melihat, menilai status dan mengkontrol sebuah proyek. Setiap insan PM perlu mengetahui bagaimana menentukan status proyek yang sedang berlangsung, (Where we are) dan juga terhadapap rincian rencananya. Dengan menggunakan metodologi dan teknik yang sudah ada, seperti EV analysis (Earn Value Analysis), Critical Path Method Analysis, Risk and Issue Register and dan lain sebagainya.

- Managing Kemampuan mengelola/ me-manage setiap aspek dalam sebuah proyek dan terutama juga adalah kemampuan untuk mengelola berbagai risiko-resiko didalam proyek. Karena seorang PM yang profesional harus dapat mengidentifikasi setiap resiko baik yang muncul baik dari internal maupun eksternal organisasi proyek.
Hal ini untuk menjaga dan mengkontrol terjadinya perubahan lingkup kerja (Scope Of Work) atau bahkan tidak tercapainya pencapaian tujuan, tertundanya / tidak terselesaikannya ruang lingkup kerja. Dan juga termasuk bagaimana mengatur semua sumber daya (Resourcess: Man, Machine & Materials). Untuk kemudian bagaimana menggunakan teknik-teknik manajemen proyek untuk mengelola semua resiko itu dan mencapai tujuan-tujuan proyek yang selalu terbatas pada triple constrains (Waktu, Biaya dan Quality).


SET OF ARTS
Project Management juga merupakan Art atau Seni, dalam artian Manajemen Proyek lebih merupakan "bahaviour dan attitude" untuk dapat menjadi manager yang baik. Karena menjadi PM bagaikan menjadi seorang "conductor" dalam sebuah opera musikal yang memerlukan kepemimpinan dan mengatur permainan semua alat musik dan melodi untuk menjadi harmoni yang indah.
Banyak hal dituliskan dalam berbagai tulisan mengenai PM yang baik terutama mengenai behaviour ini, namun beberapa hal yang terpenting mungkin bisa saya tuliskan dibawah ini:

Thinking Ahead / Vision , Yaitu seseorang yang mempunyai visi atau pandangan jauh ke depan dalam ruang lingkup sebuah proyek. Selalu berpikir ke depan, dalam menentukan langkah-langkahnya. Bagi sebagian besar orang, mereka hanya fokus pada tugas yang berada di hadapannya, namun sayang (mungkin) mereka tidak melihat lebih jauh kedepan, dan antisipasi terhadap apa yang akan terjadi di depan pada sebuah proyek. Jadi perananan PM inilah dengan "vision" nya akan selalu memberikan arahan kepada seluruh Project Team. Vision disini mengarah pada guidance dan leadership seorang Project Manager.

Attention to Details Terkadang permasalahan yang kecil bila tidak di handle dengan baik akan mengakibatkan permasalahan yang besar dikemudian hari. Seperti yang sering disebutkan dalam soal management: "The evil is in the details". Jadi seorang PM memerlukan perhatian kepada setiap detail permasalahan, dan harus bisa memberikan prioritas terhadap permasalahan-permasalahan yang harus dihadapi oleh Proyeknya. Walaupun pada prakteknya tidak harus semua permasalahan dikerjakan oleh seorang PM sendiri. Artinya dengan memperhatikan dengan details setiap permasalahan, akan memberikan guidance / arahan kepada anggota Project Management Team (PMT)untuk memperhatikan masalah tersebut sesuai dengan bidangnya.

Ability to Influence / Leadership Kemampuan Project Manager untuk bisa mempengaruhi, mengarahkan dan memimpin sebuah team. Kemampuan untuk memberikan pengaruh ini tergantung pada kemampuan dan komunikasi untuk mempengaruhi orang.
Perencanaan yang baik tidak akan berarti apabila tidak bisa di ikuti, walaupun, oleh salah satu anggota proyek saja. Karena Proyek ini merupakan pekerjaan sebuah team dari pada sekedar pekerjaan personal. Bahkan dalam beberapa referensi menyebutkan waktu seorang Project Manager dalam sebuah proyek 90% nya adalah KOMUNIKASI.


Belajar Project Management juga berarti HARUS belajar PROJECT CONTROL (Planning & Controlling)
Jadi dari set of skills diatas kemudian akan menuntun seorang PM dapat mempunyai set of Arts sebagai seorang Project Management yang Profesional. Begitupun sebaliknya, dengan kemampuan non teknis mengenai "Vision", mempunyai atensi terhadap "Details" dan kemampuan untuk "Influence" orang bagi seorang project manager mau tidak mau harus mempelajari mengenai knowledge / skills tentang "Perencanaan (Planning) dan pengendalian (Controlling) dan juga termasuk Managing itu sendiri.


Soal Sertifikasi


Saya terkenang sekali dengan wejangan pak Musyanif, Dektur Pembangunan Perumahan (PP), disalah satu kesempatan, tentang pendidikan lanjutan / sertifikasi:
"Pendidikan lanjutan atau sertifikasi itu harus berpegang pada prinsip "FIT to PURPOSE"..Ibarat obat suplement,akan menjadi baik dan bermanfaat bila sesuai dengan kebutuhan, Namun bila kebanyakan atau kelebihan "dosis"nya, maka bisa dibilang overdosis atau malah bisa bikin sakit ..:).. ".
Artinya soal sertifikasi, yang juga sama dengan studi lanjutan (baik S2 dst) adalah ibarat Obat Suplement yang akan menunjang dari purpose / tujuan kita dalam hal karir dan pekerjaan kita. dan harus disesuaikan dengan tujuan yang kita inginkan. Jadi disesuaikan saja dengan "self questions" tentang karir kita:
"Mau kemana karir dan tujuan kerja kita kedepan ?" , "Mau jadi apa kita 3 tahun kedepan, 5 tahun kedepan , 10 tahun kedepan?". Dan ini soal pemikiran jangka panjang, artinya training / kursus / Sekolah lanjutan (S2 dst) itu harus sesuai dengan passion (keinginan) kita dan karir / pekerjaan kita di masa yang akan datang atau mendukung pekerjaan saat ini. Jadi kembali lagi terhadap NIAT dan KEINGINAN kita untuk karir ke depan.

Kalau kita memang tertarik dengan ilmu Project Management . Project Control , dan ingin lebih tahu didalamnya, maka sesuai dengan tulisan saya diatas, lebih tepat untuk langsung "terjun" kedalam dunia kerja tersebut.
Kalau memang saat ini bekerja di luar Project Management / Project Control, minta saja ke supervisor / manajer utk melakukan kegiatan-kegiatan Project Management / Control tsb.Soal sertifikasi juga soal benchmark pribadi dan merupakan "self esteem" bagi yang memilikinya.
Apalagi kalau ada kesempatan untuk mendapatkannya dari fasilitas kantor..:)
Walaupun tidak menjamin orang yang sudah certified akan lebih bagus kemampuannya, yang kemudian akhirnya banyak berpulang pada kemampuan masing-masing orang di "real world".