World of though, through share and action..

Kebetulan topiknya tentang change management sedang hangat, dan juga akan saya bicarakan / share di tanggal 28 Desember 2011 di PMI - di Microsoft Indonesia - Gedung BEJ Jakarta.

Perubahan, changes, terjadi karena perubahan itu sendiri adalah suatu kepastian / keniscayaan.
Perubahan terhadap sesuatu "project premis" awal yang dibuat, dimana perubahan bisa berarti hal yang buruk dan juga hal yang bagus.

Perubahan untuk akselerasi schedule misalnya, ini adalah perubahan yang bagus untuk schedule.
Atau dengan optimasi proses , dengan penggunaan equipments yang sudah ada di field contohnya (proyek brown field) atau menemukan sourcess pengganti Long lead sehingga schedule kerja bisa lebih cepat.

Intinya : Changes is constant feature in the project, Change can be "bad" and also "good".

Makanya jangan anti perubahan, terbukalah dengan perubahan, namun tetap dalam wacana MENJAGA SCOPE (project premises) terhadap perubahan WBS yang telah sudah di SET atau yang ditetapkan, menghindari "sccope creep", transparansi perubahan, tertib administrasi dst ... Makanya kan ada kita Project Control .. :) , dengan segala tools nya Schedule, KPI, EVM dst ...

Tadi sudah dibahas masalah WBS, pembuatannya , yang dalam proses di PMBOK adalah pada tahapan proses planning
(ingat kan : initiaing, planning, Executing and Monitor & Controlling dan terakhir Closing)

Kalau kita berbicara di tahapan proses planning, pada saat kita bicara Risk Elemet.. Faktor Resiko, ( dari Identifikasi, analisa Impak dan kemungkinan dg Qualitative dan Quantitative, Risks response planning dan Yang terakhir Risk monitoring dan controlling)

Outputnya salah satunya adalah: Kontigensi / cadangan biaya yang dialokasikan untuk menghadap faktor resiko.
(keluaran dari elemen ini selain yang saya sebut diatas adalah, dari Risk Register - Risk response planning (& monitoring) , termasuk juga Contractual/Procurement Plan / memilih jenis kontrak)

Alokasi kontigensi dapat di buatkan dalam WBS sendiri , sebagai Contigency cost, dan sekarang sudah berkembang menjadi dialokasikan dalam setiap CBS - yang disebut juga CBR, Cost Breakdown Risk - alokasi kontigensi dalam masing-masing WBS, termasuk juga dalam schedule...

Kalau kita berbicara Change Management dan biasanya ini berada pada tahapan proses monitoring dan controlling.
Secara umum Change ini sendiri terbagi menjadi dua hal besar , untuk owner persepktif biasanya dibagi 2:
1. Scope Changes
2. Scope Variances
Karena change managemen dari sisi owner ini bukan pada tahapan eksekusi saja, namun pada tahapan-tahapan Pre-FEED / FEED setelah FEL-1 (FEL2, FEL3)

Namun dalam contractor persepktif ,AFAIK, cuma 1 yaitu Scope Changes itu sendiri, contigency mereka masukkan kedalam
pos kontigensi yang telah dibuat pos-posnya dalam struktur biaya proyeknya:
- Base - Biaya proyek
- kontigensi untuk project - Project Risk Budget
- Management reserves (true contigency)
- Profit

Melanjutkan tentang definisi scope changes dan variances:
Scope Changes adalahsesuatu yang berubah dari project premises (project Scope document etc) yang dibuat, atau yang sudah diset dalam WBS nya seperti yang saya tulis diparagraph atas.. disini bisa karena "mandatory" yang "wajib" dilakukan seperti regulasi , aturan pemerintah , maupun discretionary - sunah dilakukan - demi kepentingan project ..seperti optimasi penggunaan equipment dll..

Scope variances adalah perubahan yang masih masuk dalam variances (atau bahasa lainnya masih masuk didalam kontigensi) bisa dibilang "mubah" - boleh-boleh saja, .. bisa jadi karena sudah dalam kontigensi, tapi ada juga yang bilang "makruh" karena akan menambah biaya dst.
sebagai contoh : penambahan engineering mahour , dimana perubahan ini bisa jadi tidak merubah schedule namun slightly impact terhadap cost dst ...

Kalau Pemilihan jenis kontrak, saya harus mengatakan bahwa ini bukan masuk dalam wilayah scope / change management, namun lebih merupakan, risk response planning yang diimplementasikan dalam pemilihan jenis kontrak yang sesuai dengan nature of worknya. Termasuk Resiko apa yang ingin kita implementasikan (Risk Avoidance, Risk Transfering, Risk Acceptance, Risk mitigation/ Risk reducing)

Berikut dokumen-dokumen yang menarik yang bisa kita gunakan sebagai referensi

Untuk mudahnya mengenai jenis-jenis kontrak , Coba download makalahnya pak Kristiawan di migas indonesia yang cukup bagus untuk sharing