World of though, through share and action..

Artikel yang menarik dari penulis bpk Jaya Martha.

Sekedar menambahkan di sini dituliskan oleh pak Jaya , beberapa keyword yang menarik seperti :

"Merajut relasi dan kerjasama erat dengan project stakeholder dapat membuat proyek yang anda tangani jauh lebih lancar. Mengabaikan project
stakeholder akan membuahkan kegagalan."

Atau dalam bahasa sehari hari yang kita dengar adalah: Membangun "Silaturahmi", yang AFAIK sudah menjadi kata baku dalam Bahasa Indonesia.

Seperti yang kita ketahui hampir 90% waktu Project Manager adalah didalam komunikasi, termasuk juga membangun "Silaturahmi" adalah bentuk kearifan budaya lokal yang perlu dibina dan di budayakan, dan bukan budaya "amplop" atau "angpao" yang harus kita buang jauh-jauh dari dunia Project Management ..

Dalam perencanaan komunikasi / "Communication Planning": yang trigernya adalah kebutuhan komunikasi dalam suatu proyek, yang memerlukan analisa terhadap stakeholders / para pihak yang membutuhkan informasi yang perlu dikomunikasikan tentang project itu
sendiri.

Sehingga perlu direncanakan dalam Project Communication Plan. Yang biasanya dalam sebuah project, Communication plan ini terdapat
dalam / merupakan bagian dari dokumen Project Execution Plan (PEP).

Sesuai dengan sylabus Project management, PMBOK termasuk didalamnya memberikan analisa stake holder, "stakeholder analysis", di mana langkah yang dugunakan juga kurang lebih sama dengan langkah-langkah yang dituliskan diartikel ini yaitu :

1. Mengenali , "Tak kenal maka tak Sayang", sehingga kita bisa tahu pihak mana yang memberikan pengaruh besar kepada proyek
2. Kemudian harus bisa menanamkan pengaruh positif kepada seluruh stake holder dan membina hubungan yang baik.
3. Strategi terhadap communciation plan dan termasuk didalamnya adalah membuat communication plan / strategy terhadap stakeholders itu sendiri :
seperti Decission Makers / Pemerintah , Local Community, Project Team, Project Sponsors, Project Approver dst ..

Dari Identify stakeholder , mengenali , memahami dan menjalin "Silaturahmi" dan kesemuanya akhirnya menjadi Stakeholder register, dan Stakeholder strategy yang dituangkan dalam Project Communication Plan.

Menarik sekali, menemukan kearifan lokal dalam sebuah Ilmu Project Management yang global ...

----- Original Message -----
From: Jaya Martha
Subject: Merajut Serpihan yang Terserak

Merajut Serpihan yang Terserak

Sebagai seorang manajer proyek, sering kita dihadapkan pada masalah bagaimana menjembatani "pulau-pulau" kekuasaan yang ada di berbagai divisi yang terlibat dalam proyek. Salah satu resiko yang dapat menghambat proyek adalah kurangnya komunikasi antar divisi sehingga menurunkan produktifitas untuk mencapai tujuan proyek. Karena itulah, diperlukan strategi untuk membangun tali silaturahmi, antara Anda - Sang Project Manager, sesama
anggota tim dan pihak-pihak terkait dari bagian-bagian lain di organisasi.
Agar dihasilkan"output" proyek dan "outcome" untuk organisasi, sesuai dengan yang diharapkan, anda harus memiliki kemampuan untuk merajut serpihan yang terserak - kemampuan untuk membangun jembatan antar divisi.

Belajar mengenali dan menangani hubungan baik antar personil maupun antar divisi, membawa dampak yang sangat besar pada proyek Anda. Kemampuan ini sangat bermanfaat untuk meredam ketegangan selama proyek berlangsung dan memaksimalkan kepuasan akan hasil proyek yang anda pimpin. Secara praktis, hubungan yang perlu anda perhatikan adalah orang-orang yang terlibat
atau terkena dampak dari proyek, yang di dalam project management disebut pemangku /pemegang kepentingan (project stakeholder).

Apa yang menjadikan seseorang atau divisi sebagai stakeholder ?
Stakeholder adalah individu atau kelompok, yang mungkin memperoleh atau kehilangan sesuatu dari kesuksesan (atau kegagalan) proyek. Mereka juga mungkin mengendalikan sumber daya (uang, manusia, peralatan, waktu) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Atau juga orang atau kelompok yang dipengaruhi oleh, atau menggunakan, hasil proyek. Selain itu,
stakeholder juga adalah orang-orang yang bertanggung jawab terhadap hasil proyek
yang akan diserahkan kepada orang atau divisi lain di dalam struktur manajemen
perusahaan anda.

Merajut relasi dan kerjasama erat dengan project stakeholder dapat membuat proyek yang anda tangani jauh lebih lancar. Mengabaikan project stakeholder akan membuahkan kegagalan.

Untuk itu, ada beberapa tips untuk meningkatkan rasio keberhasilan dengan cara merajut relasi dengan para project stakeholder secara aktif, antara lain :

(1) Kenali Seluruh Project Stakeholder anda. Kenali setiap individu atau kelompok yang terkena dampak dari proyek, baik dampak positif maupun negatif. Pertimbangkan juga, orang diluar atau didalam proyek. Bangun hubungan pribadi dengan mereka (jika ini mudah) untuk mengetahui apa yang mereka harapkan dari anda, dan kenali prioritas mereka.

(2) Pahami tingkat pengaruh dan kekuasaan Anda atas mereka. Entah itu resmi atau tidak, sebagai project manager, anda memiliki kendali penuh atau sebagian atas project stakeholder. Anda perlu mengembangkan strategi untuk menangani setiap project stakeholder tersebut, karena tidak semua project stakeholder memiliki kepentingan dan "gaya" yang sama. Klasifikasikan, mana stakeholder yang ada dalam lingkup pengaruh anda, mana yang diluar
kendali tapi masih mungkin untuk dipengaruhi dan mana yang sama sekali tidak
dapat dikendalikan. Dengan mengumpulkan informasi tentang project stakeholder sebanyak-banyaknya, kemungkinan besar, anda akan mampu mempengaruhi mereka yang diluar kendali atau sebelumnya tidak dapat anda kendalikan.

(3) Kembangkan strategi untuk menangani setiap project stakeholder.
Tidak semua project stakeholder memiliki kepentingan yang sama. Gali pengetahuan tentang mereka, apa kepentingan dan kekuatan mereka, lalu gabungkan dengan kepentingan serta kebutuhan anda, temukan taktik yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan mereka.

Dengan ketiga tips di atas, semoga anda dapat lebih baik dalam membangun tali silaturahmi antar project stakeholder. Dan lebih handal dalam merajut berbagai kepentingan yang berbeda-beda dari setiap stakeholder lalu menenunnya menjadi output sesuai dengan tujuan proyek yang anda kelola. Untuk melaksanakan tips di atas memang tidak mudah, tapi wajib anda
usahakan.

Selamat Merajut Serpihan Yang Terserak. Semoga anda berhasil. Terima Kasih.

Kelapa Gading,
Salam hangat,
Jaya Martha