World of though, through share and action..

Permasalahan Safety, merupakan hal yang sangat krusial di perusahaan-perusahaan MIGAS. Kejadian First Aid Case, Medical Treatment Case atau bahkan Fatality, kesemuanya adalah kejadian yang tidak kita inginkan, dan kesemua kejadian itu masuk kedalam TRR (Total Recordable Rate) yang dapat mempengaruhi Safety Performance Perusahaan.

Safety merupakan basic requirements untuk bisa lolos menjadi kontraktor pelaksana di lingkungan MIGAS. Dimana proses seleksi ini dimulai dengan HSE assesments suatu pekerjaan sebelum kontrak di tenderkan. Assesment ini dimulai dengan assesment tingkat resiko pekerjaan oleh HSE Engineer (HSE group) dan mereka akan mengkatagorikan pekerjaan ini dalam katagori beresiko rendah (low risk), medium risk atau high risk. Pada pekerjaan yang hanya bersifat supply barang dan atau mungkin bersifat jasa engineering atau sekedar supply manpower, biasanya katagorinya adalah pekerjaan dengan resiko yang rendah terhadap safety. Dan kemudian resiko meningkat, apabila pekerjaan yang sudah bersifat secara fisik, maka biasanya kemudian diklasifikasi sebagai "medium" risks (contoh pekerjaan transporter) dan apalagi kalau pekerjaannya bersifat kompleks dan/atau konstruksi maka katagorinya selalu ada pada "High" Risks.

Dan penerapan program safety kepada kontraktor dan/atau vendor ini dilakukan dengan menggunakan sistem yang dikenal sebagai CHSEMS (Contractor SHE Management Systems) atau juga biasa juga disebut CSMS. Maka dengan katagori hasil assesment diatas, kemudian menghasilkan katagori resiko. Dengan katagori paling tidak Medium, maka kontraktor harus menyiapkan HSE Plan, yang menjadi sebuah prasyarat pada dokumen tender yang harus dipersiapkan oleh kontraktor. Dan dalam pelaksanaanya dokumen HSE Plan ini harus di setujui sebelum pekerjaaan fisik dilapangan.

Kembali ke pertanyaan sesuai dengan judul di atas, walaupun perusahaan MIGAS sangat menjunjung tinggi permasalahan safety, namun sependek pengetahuan saya, terms PENALTY dalam artian Financial Consequences terhadap Kontraktor, BELUM pernah saya dengar, diterapkan kepada kontraktor pelaksana.

Mengapa demikian? Saya pernah bertanya pada salah seorang pakar HSE di kantor: "Memang target kita adalah "zero incidents, illness dan impact to the environment", "dan tugas kita adalah meyakinkan semua pekerjaan dapat dilakukan dengan aman", sehingga kita mempunyai slogan: "Our works is never so urgent unless we can do it safely".
Artinya nilai safety adalah nilai persepsi yang tinggi, kalau kita melakukan consequencess secara finansial(Penalty) terhadap kontraktor, lalu bagaimana kita bisa mengukur (measure) nilai (value) secara finansial dalam (maaf) sebuah Nyawa, jari tangan, injury dan lain sebagainya?
Apakah layak kita menilainya dengan uang ?

Ini yang kira-kira kemudian menjadi alasan, mengapa PENALTY dengan financial consequences tidak pernah diterapkan diperusahaan saya bekerja.
Walaupun bagi perusahaan MIGAS yang biasanya terdaftar distock exchanges, sebagai perusahaan publik, yang bisa jadi karena persepsi dengan kejadian itu, harga saham perusahaan bisa turun.\

Namun ada jenis "PINALTI" yang lain dari permasalahan ini, misalnya "black list" dari perusahaan tersebut dan atau mendapat rating "hitam" dari lembaga tertentu. Sehingga bisa menjadi bad track record bagi perusahaan tersebut dalam bekerja. Walaupun juga perusahaan pemberi kerja juga mempunyai peran dalam "case" safety ini secara tidak langsung.

Dan sebenarnya soal Pinalti adalah soal hubungan antara pekerja (Kontraktor) dan pemberi kerja (Owner). Dan semata hubungan diatas kertas yang disebut kontrak kerja.
Penalty yang diberikan biasanya berhubungan dengan "ingkar janji" antara para pihak.
Penalty sudah jamak pada permasalahan Waktu Penyelesaian (atau juga milestone). Yang biasanya diambil dari 0,1% nilai kontrak dan maksimal penalty adalah 5% (capping value).
Penalty dari Kontraktor kepada Client juga bisa diterapkan, misal: Pembayaran Client yang terlambat sehingga terdapat value of money yang hilang dari sisi kontraktor yang dapat di"claim" kepada Client.

Penalty/Sanction selain dalam hal finansial, dapat juga diberikan juga kepada kontraktor, dengan memberhentikan pekerjaan dengan alasan keamanan / safety, dan bagaimana meyakinkan bahwa kondisi sudah aman dapat bekerja kembali.
Biasanya dalam kondisi terjadi "incident" dan masuk dalam record TRR, kita selalu melakukan Safety stand down, introspeksi dan re-inspeksi terhadap prosedur dan lesson learned-nya.

Owner/Client juga berhak mengganti kontraktor pelaksana apabila dinilai "tidak mampu" melakukan dengan aman. Seperti diatur dalam kontrak.

Dan bisa jadi pinalti ini diberikan oleh negara atau regulator karena perusahaan tersebut "lalai" dalam melaksanakan tugasnya, seperti yang diterapkan pada negara2 barat sana. Work Safety Act dlsb..
Dan juga kejadian2 tertentu pada safety (dan environmental) impact yang bersifat pencemaran dan sejenisnya, dan biasanya "pinalty" atau denda ini juga diatur dalam sebuah regulation dalam sebuah negara.
Dan untuk Indonesia yang biasanya mengatur adalah Menaker dan KLH. Walaupun saya belum mendengar peraturan secara mendetail mengenai sanction/penalty ini kepada perusahaan tersebut.

Dalam hal ini tentunya kita harus spesifik bicara apakah ini open tender, atau merupakan jenis tender spesifik/"tertutup" seperti direct selection dll. Tender "tertutup" seperti ini, sangat dibatasi
pemainnya dan karena sifatnya juga, tender ini hanya boleh utk kegiatan yg bersifat mendesak / emergency dan atau bersifat maintenance / similarity product sebelumnya yg terpasang dll (seperti
tercantum dlm PTK007). Dan hal ini memerlukan proses approval baik dari internal maupun eksternal company. Tidak ada proses pra kualifikasi disini. CMIIW

Kalau kita bicarakan jenis open tender, yang dimulai dengan Public announcement di media. Kriteria penyeleksian dibagi dalam beberapa tahap, tergantung model tendernya, 1 sampul, 2 sampul atau 2 tahap (Teknikal dan komersial). Ada beberapa keuntungan dan kelebihan dalam masing-masing model dalam jenis tender ini, namun dalam semua model tersebut tentunya ada tahap
Pre Qualifikasi (PQ). Tahapan ini akan menyeleksi bidder berdasarkan beberapa kriteria, yang saya ingat adalah: HSE system, Kemampuan finasial, sertifikasi dan sistem standard / manajemen mutu yang ada dan yang digunakan, fasilitas produksi/fabrikasi,peralatan/equipment yg dimiliki, kualifikasi personel dan History project sebelumnya.

Kembali ke subject pertanyaan, seberapa penting history/pengalaman project serupa? Tentunya ini kembali dari sistem skoring yang sudah disinggung pak Munawir diemail sebelumnya, yang jelas review oleh
klien berdasarkan kritera kriteria yang sudah dijelaskan di elucidation meeting/ bid opening. Jadi apabila rekan Eko sudah yakin terhadap kriteria2 tersebut terhadap perusahaan anda, namun karena experience yang belum ada. Maka harus diingat bahwa saingan perusahaan anda, adalah mungkin perusahaan yg memiliki skor yang sempurna terhadap semua kriteria2 yang dibuat klien tersebut. Kecuali anda menjual produk/ service yang sangat spesifik, sehingga pemainnya pun sedikit.

Bagi saya, track record, history project yang serupa, semacam CV buat kita yang karyawan mencoba melamar pekerjaan. Seberapa cocokkah kita terhadap pekerjaan yg dilamar, dengan pengalaman kerja kita.
Jadi track record / pengalaman bisa jadi sangat penting dan juga "mahal".

Sekedar saran yang mungkin sudah dibahas: history project/ pengalaman, bisa didapat antara lain dengan: menjadi subkontraktor terhadap main kontraktor, atau bisa juga dengan aliansi bisnis / konsorsium,
sehingga dengan aliansi bisnis yang sudah mempunyai pengalaman tentunya, akan "mengerek" nama perusaahaan anda. Dan pengalaman diatas sudah "sah" menjadi track record perusahaan.

Dan bisa jadi karena untuk menyaring vendor KKS / Klien bisa saja mengagalkan vendor/bidder dalam PQnya dengan kriteria skoring nya sendiri, dan sepenuhnya hak klien untuk menilai. Dan tidak ada negosiasi / "pendekatan" dalam proses ini apalagi menambahkan dokumen-dokumen kelengkapan. Katanya ini namanya "post bidding".

Karena terus terang saja, semakin banyak bidder yang masuk di tender, sebenarnya bagus juga karena menjadi lebih kompetitif, namun tentu saja menjadi beban dan menghabiskan waktu klien untuk mereview
bidder2 tersebut. Bisa jadi dari puluhan bidder bidder yang masuk disaring menjadi dibawah 10 bidder. Karena ada juga persyaratan di PTK , adalah minimal 3 utk open tender dalam PQ agar bisa lanjut ke Teknikal. Namun bukan berarti dibuat tiga yang lolos, tapi artinya benar-benar harus disaring bidder2 tersebut. Agar lebih mudah ke tahapan selanjutnya.

Maka sekali lagi berdasarkan pengamatan saya, kenapa katakanlah, vendor A yang lagi-lagi memenangi/ lolos, sementara vendor B yang kurang beruntung tersisih dalam tahapan PQ atau tahapan bid teknikal?
Ini karena juga karena berdasarkan pengalaman/track record. Menurut saya, vendor A tersebut, telah mengetahui standard mutu dan "kebiasaan" persyaratan klien. Vendor A ini sudah sangat mengerti requirement klien. Sehingga menyiapkan dan melengkapi dokumentasi tender yang berbinder-binder adalah hal yang biasa dan mudah buatnya. Beda dengan perusahaan yang baru mengikuti tender, baru kelengkapan dokumen saja sudah "fail" keluar dari gelanggang.

Terakhir, perlu diingat bahwa dalam proses review bidder, pd perusahaan yang sudah establish tentunya mengedapankan azas profesionalitas dan akuntabilitas yang tinggi. Ada internal auditor yang siap memeriksa setiap kejanggalan yang dilaporkan. Bahkan vendor pun dapat melaporkan pelanggaran ke pihak pihak terkait. Jadi apabila menemukan kejanggalan, protes jangan sungkan-sungkan: LAPOR kan.

Tentunya dengan tetap mengedepankan obyektifitas dan fakta yang nyata dan melalui saluran yang benar.